Metodologia

Por onde começar

A partir da decisão de realizar um planejamento, deve-se preparar o processo:

• Definir o grupo que irá participar – pessoas envolvidas no processo de decisão e execução.

• Definir/ convidar uma pessoa para atuar como moderadora das oficinas de planejamento e irá construir o roteiro e fio lógico a partir dos objetivos pretendidos com o planejamento.

• Agendar as oficinas, em dias e horário que todas e todos envolvidos possam participar, e com período de, no mínimo, 4 horas.

• Preparar todo o material que será usado durante as atividades: os dados e informações disponíveis, instrumentos que poderão ser utilizados (como os que são sugeridos aqui), em material acessível, de fácil visualização e em quantidade adequada.

• Disponibilizar informações para a participação nas reuniões como: o cronograma, seus objetivos, o material que será utilizado e o que mais for considerado relevante para uma participação com qualidade.

• Reservar local agradável (sem barulho, com condições climáticas e infraestrutura adequadas e acomodações suficientes) e compatível ao número de participantes, não esquecendo de providenciar local com fácil acesso para pessoas com dificuldades de mobilidade (salas sempre em locais térreos ou com rampas ou elevadores).

• Garantir logística necessária ao bom andamento das atividades, providenciando:

• • Cadeiras em número suficiente para acomodar a quantidade de participantes esperados;

  • Cadeira e local definido para a coordenação da reunião;

  • Mesa com cadeiras para quem vai receber os participantes e controlar as listas de presença;

  • Conjunto adequado de cadeiras e mesas se for trabalhar com mapas;

  • Painéis para exposição de mapas;

  • Equipamento de som (microfone e caixas) – se necessário

  • Registro da reunião – alguém para registrar as falas ou equipamento para gravação, para ter esse registro.

  • Equipamentos de projeção (projetor multimídia, tela de projeção – ou parede apropriada – pen drive e computador);

  • Cópias, para todos e todas participantes, dos materiais que serão utilizados e discutidos;

  • Formulário para registro do andamento da reunião (ata);

  • Formulários diversos a serem preenchidos;

  • Listas de presença impressas;

  • Cartelas para registro (ver detalhamento a seguir);

  • Papel madeira para registro da discussão e colagem das cartelas;

  • Lápis, canetas esferográficas, canetas hidrográficas;

  • Fita crepe;

  • Papel para anotações;

  • Equipamento para registro em fotografia ou filme (pode ser até aparelho de telefone celular)

Roteiro da atividade de planejamento

A pessoa responsável por conduzir a atividade de planejamento deve preparar um roteiro, a partir de informações obtidas com a coordenação ou responsáveis do grupo envolvido, por meio de uma entrevista ou uma reunião.

No roteiro deve constar o objetivo da atividade, resultados esperados, quem participa, os passos do planejamento, e as perguntas que deverão ser respondidas pelo grupo que planeja:

• Para qual período iremos planejar (horizonte de tempo)?
• Qual é o ator que planeja? (como o grupo que planeja se apresenta)

E de acordo com os objetivos da sua atividade de planejamento, no roteiro pode constar, entre outras, algumas ou todas as perguntas abaixo:

• Quais são os problemas e qual o problema central devemos enfrentar?
• Quais objetivos queremos alcançar?
• Quais são os desafios que devemos superar?
• Quais resultados esperamos alcançar no horizonte de tempo?
• Quais são os pontos fortes?
• Quais sãos os pontos fracos?
• Quais atores podem impactar/ interferir no plano?
• Que surpresas que podem interferir no plano?
• Que recursos dispomos? cognitivos, políticos, materiais, humanos, financeiros?
• Que recursos precisamos?
• Onde iremos obter os recursos que precisamos?
• Plano operacional – ações, prazos, responsáveis, produtos, recursos que dispomos, recursos necessários.